SERVICE / 業務プロセス最適化
業務プロセス可視化・改善診断
現場の業務とデータの流れを整理し、改善の優先順位を明らかにする診断サービスです。
紙帳票、Excel、既存システム、担当者間の引き継ぎまで、仕事が依頼されてから完了するまでの流れを確認します。AIを使う工程を先に決めるのではなく、重複や待ち時間、例外対応を見つけ、現場に無理のない改善候補を比べるための診断です。
01 / 対象を決める
「どの業務を変えるか」から始めます
対象は、製造や営業などの部門名だけで決めるものではありません。たとえば「受注内容を確認して出荷担当へ渡す」「検品結果を記録し、異常があれば責任者へ知らせる」のように、ひとまとまりの仕事として捉えます。依頼の入口と完了の状態を決めると、誰に話を聞き、どの情報を追えばよいかが見えやすくなります。
仕事のきっかけ
誰から何を受け取り、何をもって作業開始とするか
関わる人・役割
実作業、確認、承認、次の工程を担う人や部署
使う情報と道具
帳票、表計算、既存システム、口頭で補われる情報
完了と引き継ぎ
どこへ何を渡すか、未完了や例外を誰が引き受けるか
02 / 現状をたどる
通常手順と、手順から外れる場面を記録
フローはきれいな理想形を描くための図ではありません。実際にどこで情報が転記され、確認待ちになり、判断が必要になるかを理解するための記録です。担当者への聞き取りでは「いつも通り」の手順に加え、差し戻しや急ぎの依頼など、例外時に誰が何をしているかも確認します。
例：受け取った依頼を処理して引き継ぐ
以下は流れを説明するための一般的な例です。特定の企業での実施例や成果を示すものではありません。
- 01
依頼を受け取る
メール、紙、電話など入口が複数なら、必要情報の抜けや重複を確認。
- 02
内容を記録する
別の台帳や表へ転記する場合、同じ情報を何度入力しているかを把握。
- 03
確認・承認する
誰が何を基準に確認するか、確認待ちや差し戻しが起きる条件を整理。
- 04
次の担当へ渡す
完了を判断する情報、引き継ぎ方法、例外時の相談先を記録。
転記・重複
同じ項目を複数の帳票やシステムへ書いていないか。
待ち・差し戻し
確認の滞留や、必要情報の不足によるやり直しがどこで起きるか。
例外・暗黙知
担当者によって手順が違う場面や、経験に頼る判断があるか。
03 / 改善案を比べる
AI導入だけでなく、手順そのものも見直す
困りごとの原因に対して、選択肢を分けて考えます。不要な工程をなくす、入力ルールを揃える、既存ツールの機能を使うだけで解消することもあります。自動化やAIは、作業を標準化した後でも人の判断が必要な部分や、情報の分類・検索などに候補となる場合があります。どの方法が適するかは、業務の条件やデータ、確認の必要性を見て検討します。
工程を減らす
目的が薄れた確認や重複した作業を整理できないか。
手順を揃える
担当者ごとに違う入力方法や判断基準を共有できないか。
既存機能を使う
現在のシステムや表計算の機能で足りるか。
自動化・AIを検討する
繰り返し処理や情報整理を支援できるか。人の確認をどこに残すか。
候補は、期待する変化だけでなく、実現のしやすさ、現場の負担、データや運用上のリスクも含めて比較します。診断は導入成果や定量的な効果を保証するものではありません。
04 / 次の判断につなげる
診断後に、何を検討できる資料をまとめるか
このサービスでは、現場の理解を次の判断に使える形に整理します。資料は導入を自動的に決定するものではなく、関係者が優先順位や試行の範囲を話し合うための土台です。
業務フローと課題の整理
対象業務、担当、情報の受け渡し、詰まりや例外を共通認識にします。
改善候補の優先順位表
候補ごとの期待する変化、実現性、リスクを比べ、検討の順序を整理します。
小規模な試行導入に向けた次のステップ案
小さく試す場合に、対象や確認事項をどう定めるかの次の論点を示します。
05 / 相談の準備
こんな状況から相談できます
- どの業務からAI導入を始めるべきか決められない企業
- 人手不足や属人化が課題の中小企業
- 紙やExcel中心の業務を無理なく見直したいチーム
相談前に、分かる範囲で整理しておくと話しやすいこと
どの仕事で困っているか、発生する頻度や時期、関わる担当者、使っている帳票・ツール、特に時間がかかる場面や差し戻しの例などです。資料を完成させたり、AIの使い方を決めたりしておく必要はありません。まずは業務の一例と、変えたいと感じる理由をお知らせください。