生成AI活用ルール・社内定着支援

START WITH THE WORK

「入力しない」だけでは、現場の迷いは解消しません

生成AIのルールは、注意書きを配るだけでは運用しにくいものです。たとえば案内文の下書きに使うなら、参照してよい案内情報はどれか、情報が古くなったとき誰が直すか、返信前に誰が内容を確かめるかまで決めておく必要があります。用途・情報・確認・相談先を一つの流れとして定めることで、利用者が判断に困ったときの行動も明確になります。

A PRACTICAL OPERATING FLOW

利用前から見直しまで、4つの運用をつなぐ

下書きや要約などの用途ごとに、利用者が守ることと確認者が担うことを分けて考えます。社内ルールは実際の環境や既存の規程と合わせて検討し、業務例を添えて短く使える形にするのがポイントです。

1. 01

   何に使うか、使わないかを決める

   下書き、要約、情報検索の補助など、用途ごとに対象業務と利用者を整理します。顧客への回答や重要な判断など、人の確認や責任が欠かせない業務は、AIだけで完結させない範囲として明記します。

2. 02

   入力する情報を分類する

   公開情報、社内情報、顧客・従業員に関する情報を分け、利用するサービスや環境の条件と照らし合わせます。社内情報だから一律に入力できる、あるいは一律に禁止する、と決めるのではなく、社内規程や環境の扱いを確認し、判断に迷うときの相談先を決めておきます。

3. 03

   出力を確認してから業務に使う

   事実、数字、引用、固有名詞、表現の適切さを確認する手順を設けます。生成AIの回答は正しい情報として扱わず、参照元と業務上の根拠を人が確かめます。誤りを見つけたときの修正・共有方法も、利用者がわかる形にします。

4. 04

   例外時の引き継ぎと見直しを定める

   個別事情の判断、約束や例外対応が必要な内容は、担当者へ引き継ぎます。利用者、確認者、ルールの見直し役を整理し、困った事例や運用上の疑問を集めて利用範囲を見直せるようにします。